Ett mindre inköp kan verka enkelt, men fel bedömning av belopp, leverantör eller dokumentation kan göra avtalet olagligt. Här förklarar jag hur en direktupphandling enligt LOU fungerar, vilka beloppsgränser som gäller 2026 och hur du genomför processen på ett sätt som tål granskning.
Det viktigaste att veta om direktupphandling enligt LOU
- 700 000 kronor exklusive moms är direktupphandlingsgränsen för de flesta varor, tjänster och byggentreprenader enligt LOU 2026.
- Du får inte dela upp återkommande inköp för att hamna under beloppsgränsen.
- De fem principerna om bland annat likabehandling och transparens gäller även vid direktupphandling.
- Inköp på minst 100 000 kronor ska dokumenteras så att besluten kan förklaras i efterhand.
- Den egna organisationens riktlinjer kan ha lägre gränser än lagen.
Vad betyder en direktupphandling enligt LOU?
Direktupphandling innebär att en upphandlande myndighet köper en vara, tjänst eller byggentreprenad utan föregående annonsering i en upphandlingsdatabas. Myndigheten kan kontakta en eller flera leverantörer, jämföra erbjudanden och förhandla om villkoren.
Det betyder däremot inte att inköpet är helt fritt. LOU kräver fortfarande att leverantörer behandlas likvärdigt och icke-diskriminerande. Jag brukar därför se direktupphandlingen som en förenklad process, inte som ett undantag från allt ansvar.
| Direktupphandling | Annonserad upphandling |
|---|---|
| Ingen generell skyldighet att annonsera. | Upphandlingen ska normalt annonseras. |
| Inga lagstadgade formkrav för anbudets utformning. | Förfarandet följer fastställda regler och tidsfrister. |
| Kan genomföras snabbt och med få leverantörer. | Öppnare konkurrens och större administrativ insats. |
| Grundprinciperna och dokumentationskraven gäller fortfarande. | Mer omfattande krav på upphandlingsdokument och rapportering. |
När får man direktupphandla och vilken gräns gäller 2026?
Den vanligaste grunden är att det uppskattade värdet ligger under direktupphandlingsgränsen. Från och med 2026 är gränsen enligt LOU 700 000 kronor exklusive moms för varor, tjänster och byggentreprenader. Upphandlingsmyndigheten anger samma belopp i sin aktuella sammanställning av gränsvärden.
| Typ av upphandling | Direktupphandlingsgräns 2026 | Praktisk betydelse |
|---|---|---|
| Varor och tjänster | 700 000 kr | Direktupphandling kan användas om det beräknade värdet inte överstiger gränsen. |
| Byggentreprenader | 700 000 kr | Samma beloppsgräns gäller, men hela entreprenadens värde ska räknas med. |
| Sociala tjänster och andra särskilda tjänster | 8 513 250 kr | Särskilda regler och en högre gräns kan gälla. |
Beloppet ska beräknas utan moms och utifrån upphandlingens totala uppskattade värde. En kommun kan dessutom ha en intern gräns på exempelvis 100 000 eller 300 000 kronor. Den gränsen kan styra arbetssättet även när lagen tillåter ett högre belopp.
Direktupphandling kan också förekomma i särskilda situationer över den vanliga gränsen, till exempel vid synnerlig brådska, tekniska skäl eller ensamrätt. Undantagen ska tolkas restriktivt. Den som åberopar ett undantag måste kunna visa varför just den situationen uppfyller lagens krav.
Hur beräknas värdet utan att reglerna kringgås?
Det vanligaste misstaget är att räkna på den enskilda beställningen i stället för hela det förutsebara behovet. Värdet ska normalt omfatta hela kontraktsperioden, inklusive optioner, förlängningar och andra ersättningar som leverantören kan få.
- Beskriv behovet. Bestäm vad som faktiskt ska köpas och under vilken period.
- Räkna med optioner och förlängningar. En avtalsförlängning ska tas med om den realistiskt kan användas.
- Samordna inköp av samma slag. Återkommande köp av liknande varor eller tjänster kan behöva räknas ihop under en relevant tolvmånadersperiod.
- Kontrollera organisationens samlade behov. Inköp som görs av flera enheter kan i vissa fall behöva bedömas tillsammans.
Anta att en myndighet köper IT-support för 240 000 kronor under ett år och har en lika lång förlängningsoption på 240 000 kronor. Om ytterligare förutsebara supportköp på 250 000 kronor tillkommer blir värdet 730 000 kronor, inte 240 000 kronor. Då räcker det inte att dela upp beställningarna i mindre fakturor.
En upphandling får inte delas upp för att hamna under gränsen. Däremot kan en uppdelning vara sakligt motiverad, exempelvis när olika delar kräver helt olika kompetens eller när separata delkontrakt gör det lättare för små företag att lämna anbud. Det avgörande är att uppdelningen bygger på objektiva skäl, inte på en önskan att undvika annonsering.
Så bygger jag en hållbar process från behov till avtal
En bra direktupphandling behöver inte vara tungrodd. Jag rekommenderar en enkel men konsekvent arbetsgång där varje beslut går att förstå även för någon som inte deltog i inköpet.
1. Kontrollera behovet och eventuella ramavtal
Innan du kontaktar marknaden bör du kontrollera om organisationen redan har ett ramavtal eller ett inköpsavtal som ska användas. Ett lågt belopp ger inte rätt att bortse från befintliga avtalsvillkor.
2. Beskriv det som ska köpas
Formulera krav på funktion, kvalitet, leveranstid och andra viktiga villkor. Kraven ska vara tillräckligt tydliga för att leverantörerna ska kunna lämna jämförbara svar, men inte så detaljerade att de i praktiken pekar ut en viss leverantör.
3. Ta vara på konkurrensen
Det finns inget generellt krav på att fråga flera leverantörer, men konkurrens ger ofta bättre pris och kvalitet. Vid ett normalt köp kan det vara rimligt att kontakta tre eller fler relevanta leverantörer, särskilt när värdet närmar sig den lagstadgade gränsen.
Vid ett mycket brådskande eller specialiserat köp kan färre leverantörer vara motiverade. Då bör du skriva ner varför marknaden ser ut så och varför tiden eller den tekniska situationen begränsar alternativen.
4. Utvärdera enligt förutbestämda grunder
Bestäm innan svaren kommer in hur du ska jämföra dem. Pris, leveranstid, kvalitet och erfarenhet kan vara relevanta kriterier, men de måste kopplas till behovet. Jag tycker att en kort utvärderingsmall ofta gör större skillnad än långa interna instruktioner.
5. Fatta beslut och skriv avtal
Dokumentera vem som valts och varför. Ett skriftligt avtal bör ange omfattning, pris, leverans, ansvar, betalningsvillkor, avtalsperiod och hur eventuella ändringar får göras. Muntliga överenskommelser skapar lätt problem när parterna senare minns villkoren olika.
Läs också: Juridiska nyheter - Så förstår du vad som faktiskt gäller
6. Följ upp leveransen
Kontrollera att leverantören levererar enligt avtalet och att kostnaderna håller sig inom det beräknade värdet. Uppföljningen är särskilt viktig när avtalet innehåller förlängningar eller tilläggsbeställningar.
Vilka principer och dokumentationskrav gäller?
De fem grundläggande principerna gäller även vid en förenklad upphandling. De innebär i praktiken att du ska agera sakligt, öppet och proportionerligt.
- Likabehandling innebär att jämförbara leverantörer får samma information och möjligheter.
- Icke-diskriminering förbjuder krav som direkt eller indirekt missgynnar leverantörer på grund av nationalitet.
- Öppenhet innebär att villkor, kriterier och beslut ska vara begripliga och möjliga att följa.
- Ömsesidigt erkännande innebär att intyg och kvalifikationer från andra EU- och EES-länder ska kunna godtas när de är likvärdiga.
- Proportionalitet betyder att kraven ska stå i rimlig relation till det som köps.
Vid en direktupphandling på minst 100 000 kronor ska genomförandet dokumenteras. Dokumentationen bör bland annat visa vad som köptes, hur konkurrensen togs till vara, vilka leverantörer som kontaktades, vilket värde avtalet har och varför den valda leverantören vann.
Det finns ingen laglig dokumentationsplikt under 100 000 kronor, men jag skulle ändå spara åtminstone offert, beslut och faktura. Små köp återkommer ofta, och utan enkel uppföljning blir det svårt att se när många mindre inköp tillsammans börjar närma sig gränsen.
Om fler än en leverantör har lämnat anbud ska myndigheten snarast möjligt lämna en skriftlig underrättelse om beslutet till de leverantörer som lämnat anbud. En sådan underrättelse skapar inte automatiskt någon avtalsspärr. Om myndigheten i stället publicerar en annons om sin avsikt att tilldela kontrakt genom direktupphandling gäller en tiodagarsfrist enligt reglerna om avtalsspärr.
Vilka misstag kan göra direktupphandlingen otillåten?
| Vanligt misstag | Varför det är problematiskt | Bättre arbetssätt |
|---|---|---|
| Flera små köp av samma tjänst | Det samlade värdet kan överstiga 700 000 kronor. | Gör en prognos över organisationens behov innan första beställningen. |
| Val av en bekant leverantör utan jämförelse | Beslutet kan strida mot likabehandling och transparens. | Dokumentera marknadskontakten och jämför relevanta alternativ. |
| Tekniskt undantag utan bevis | Det räcker inte att leverantören själv uppger att den är ensam på marknaden. | Samla teknisk dokumentation och pröva om verkliga alternativ finns. |
| Oförutsedd brådska som egentligen kunde planeras | Synnerlig brådska kräver särskilda omständigheter som myndigheten inte orsakat. | Beskriv orsaken, tidsnöden och varför andra lösningar inte fungerade. |
| Avtal utan tydlig omfattning | Tilläggsköp kan förändra avtalets värde och innehåll. | Ange volymer, optioner, priser och ändringsvillkor från början. |
En otillåten direktupphandling kan leda till att avtalet ogiltigförklaras. Myndigheten kan också drabbas av upphandlingsskadeavgift. Konkurrensverket pekar särskilt på löpande köp, felaktigt använda undantag och uppdelade kontrakt som återkommande riskområden.
Det viktigaste är därför inte att processen går så snabbt som möjligt, utan att beslutet är rimligt, spårbart och försvarbart. När värdet ligger nära gränsen eller undantaget är osäkert bör upphandlingsfunktionen eller en jurist kopplas in innan avtalet skrivs.
Tre kontrollfrågor innan avtalet undertecknas
Jag använder gärna tre avslutande kontrollfrågor. Är hela det förutsebara behovet medräknat? Har relevanta leverantörer fått en rättvis möjlighet? Kan en utomstående förstå varför just detta förfarande och denna leverantör valdes?
Om svaret är ja och dokumentationen stödjer bedömningen är du normalt på god väg. Kom också ihåg att 2026 års beloppsgräns inte ersätter den egna organisationens riktlinjer. I praktiken är det kombinationen av korrekt värdeberäkning, rimlig konkurrens och tydlig dokumentation som gör en direktupphandling trygg.
